Verantwortliche StelleVerantwortlich für die Verarbeitung ist Sundartha, [OFFEN: vollständiger Firmenname, Rechtsform und ladungsfähige Anschrift — siehe Impressum]. Kontakt in allen Datenschutzfragen: kontakt@sundartha.com. [OFFEN: Angabe, ob ein Datenschutzbeauftragter benannt ist — nach § 38 BDSG erst Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigt sind; bis dahin genügt der Satz „Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.“]
Was Hermes istHermes ist ein Telefon-Assistent. Nutzer erhalten eine eigene Rufnummer. Der Assistent nimmt eingehende Anrufe entgegen und führt im Auftrag des Nutzers auch ausgehende Anrufe. Er versteht gesprochene Sprache, antwortet gesprochen und fasst das Gespräch anschließend zusammen. Damit werden zwangsläufig auch Daten der Gesprächspartner verarbeitet, nicht nur Daten des Nutzers.
Daten des KontosBei der Anmeldung entstehen: E-Mail-Adresse, eine Kennung des Anmeldedienstes, Sitzungsdaten und der Name, den der Assistent im Gespräch nennt. Hinzu kommen die zugeteilte Rufnummer, die gewählte Sprache, das Land sowie — sofern der Nutzer sie hinterlegt — eine private Mobilnummer, an die Gesprächszusammenfassungen per SMS gehen können. Auf Wunsch des Nutzers gehen Gesprächszusammenfassungen zusätzlich per E-Mail an die Konto-Adresse und an bis zu fünf weitere E-Mail-Adressen; jede weitere Adresse muss vom Empfänger selbst über einen Bestätigungslink freigegeben werden (Double-Opt-in) und kann über einen Abmeldelink in jeder Mail wieder entfernt werden. Gespeichert werden dazu Adresse, Zeitpunkt der Bestätigung und ein Abmelde-Kennzeichen.
Daten aus AnrufenZu jedem Anruf entstehen: Richtung des Anrufs, die beteiligten Rufnummern, Zeitpunkt und Dauer, Status, Sprache, ein etwaiger Name des Anrufers, der Gesprächsauftrag, eine Zusammenfassung und daraus abgeleitete Aufgaben und Termine. Während des Gesprächs entsteht zusätzlich ein Wortprotokoll (Transkript). In unserem System werden keine Tonaufzeichnungen der Gespräche gespeichert; verarbeitet wird der aus dem Gesprochenen erzeugte Text. Beim Anbieter der Gesprächs-Plattform, der das Gespräch führt, ist der Audio-Mitschnitt abgeschaltet; das ist am 20. September 2026 an der Live-Konfiguration geprüft.
Nutzungs- und ZahlungsdatenFür Abrechnung und Kostenkontrolle werden verbrauchte Gesprächsminuten und die zugehörigen Kosten erfasst. Zahlungsdaten verarbeitet unser Zahlungsdienstleister. In unserem System liegen dazu ausschließlich Verweise (Kunden-, Zahlungsmittel- und Abonnement-Kennungen), keine vollständigen Kartendaten.
Zwecke und RechtsgrundlagenKonto-, Anruf- und Abrechnungsdaten verarbeiten wir zur Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen wir Schutz vor Missbrauch, Betrugs- und Kostenkontrolle, Fehlersuche und Betriebssicherheit — etwa Anruf-Obergrenzen, Länderbeschränkungen für ausgehende Anrufe und Budgetgrenzen. Steuerlich aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Auf deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) stützen wir den Versand von Gesprächszusammenfassungen per E-Mail; die Einwilligung wird im Kundenbereich erteilt, ist nie vorangekreuzt und kann dort jederzeit widerrufen werden. Weitere Empfänger stützen sich auf ihre eigene, per Bestätigungslink erteilte Einwilligung. Daten der Gesprächspartner — Rufnummer, Name, Gesprochenes — verarbeiten wir im Auftrag des Nutzers auf Grundlage des berechtigten Interesses, das Gespräch zu führen und für den Nutzer festzuhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); der Assistent weist die Gesprächspartner zu Beginn auf die Verarbeitung hin.
GesprächspartnerBei ausgehenden Anrufen nennt der Assistent zu Beginn des Gesprächs unaufgefordert, dass es sich um einen KI-Assistenten im Auftrag des Nutzers handelt und dass das Gespräch für den Auftraggeber zusammengefasst wird. Bei eingehenden Anrufen wird der Begrüßung der Satz „Hinweis: Sie sprechen mit einer KI, das Gespräch wird transkribiert und zusammengefasst.“ (bzw. die englische oder französische Fassung) vorangestellt. Beide Hinweise sind im System fest hinterlegt, lassen sich nicht abschalten und werden nicht vom Sprachmodell erzeugt. Verantwortlich für die Rechtmäßigkeit eines veranlassten Anrufs bleibt der Nutzer, der ihn beauftragt.
Empfänger und AuftragsverarbeiterWir setzen die folgenden Dienstleister ein, die in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Die Liste ist aus der tatsächlichen Anbindung im System abgeleitet (Stand September 2026). Ist eine der unten genannten Funktionen für dein Konto abgeschaltet, findet die dafür beschriebene Übermittlung für dich nicht statt; der Empfänger wird trotzdem genannt, damit diese Erklärung nicht still falsch wird, sobald die Funktion eingeschaltet ist. — Telefonie: Telnyx LLC, Austin (USA); Vertragspartner für Kunden in der EU ist nach Angabe des Anbieters Telnyx Ireland Limited, Dublin. Telnyx stellt die Rufnummer bereit, baut die Anrufe auf und ab, transportiert das Gespräch und versendet die SMS-Zusammenfassungen. Daten: Rufnummern beider Seiten, das Gesprächsaudio während des Anrufs, Verbindungsdaten, Inhalt der SMS. Telnyx setzt für den Betrieb eigene Unterauftragsverarbeiter ein; die jeweils geltende Liste führt der Anbieter. — Spracherkennung und Sprachausgabe auf dem Telefonie-Weg: Auf dem Telnyx-Weg, der heute nur noch als Rückfall-Betrieb läuft, wandelt Telnyx das Gesprochene während des Anrufs in Text um (Spracherkennung mit Deepgram-Modellen, die Telnyx nach eigener Angabe auf eigener Infrastruktur betreibt) und erzeugt auf demselben Weg die Stimme des Assistenten mit Microsoft-Azure-Sprachsynthese; Microsoft ist bei Telnyx als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Daten: Gesprächsaudio beider Seiten, das daraus erzeugte Wortprotokoll sowie der von uns übergebene Text, den der Assistent auf diesem Weg spricht. — Gesprächs-Plattform: Eleven Labs Inc., New York (USA). Dieser Anbieter führt das Gespräch: Er erkennt das Gesprochene beider Seiten, lässt ein Sprachmodell antworten und erzeugt die Stimme des Assistenten. Das Telefonat wird dafür unmittelbar zu diesem Anbieter durchgestellt. Daten: das Gesprächsaudio beider Seiten — also ausdrücklich auch das Gesprochene der Gesprächspartner —, das daraus erzeugte Wortprotokoll, der Gesprächsauftrag, hinterlegte Hintergrundangaben, der Name des Auftraggebers, die Rufnummer der Gegenstelle und die verwendeten Zeitzonen. — Sprachmodell im Gespräch: Das Modell, das auf der Gesprächs-Plattform antwortet, ist ein Unterauftragsverarbeiter dieses Plattform-Anbieters; gesetzt ist dort ein Modell von Anthropic. [OFFEN: Bestätigung des Betreibers, welches Modell an der Live-Konfiguration des Plattform-Anbieters gesetzt ist und ob es in dessen Unterauftragsverarbeiter-Liste geführt wird — der Betreiber misst das an der Anbieter-Konfiguration und trägt es hier nach.] — Sprachmodell für Zusammenfassung und Vorbereitung: DeepSeek (Stand September 2026). Dieses Modell erstellt die Zusammenfassung nach dem Gespräch, bereitet den Anruf vor und leitet Aufgaben und Termine ab. Welcher der beiden angebundenen Anbieter das übernimmt, ist eine Einstellung im System und kann auf Anthropic zurückwechseln. Daten: Wortprotokoll, Gesprächsauftrag, Name des Nutzers und des Gesprächspartners, Sprache. [OFFEN: Vertragspartner, Sitz, Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Ausschluss der Nutzung zu Trainingszwecken beim Sprachmodell-Anbieter DeepSeek — der Betreiber trägt diese Angaben nach.] — Zweiter Sprachmodell-Anbieter: Anthropic (Anthropic, PBC, San Francisco, USA; Vertragspartner für Kunden im EWR ist Anthropic Ireland, Limited, Dublin). Steht die Einstellung auf Anthropic, erfüllt dieser Anbieter denselben Zweck wie der Abschnitt darüber. Zusätzlich läuft die Vorab-Recherche vor einem Gespräch, sofern sie für dein Konto aktiv ist, als Websuche innerhalb dieses Modellaufrufs. Daten: wie beim Sprachmodell für Zusammenfassung und Vorbereitung, bei der Recherche zusätzlich der aus dem Gesprächsauftrag gebildete Suchbegriff. Nach den Geschäftsbedingungen der Anthropic-Schnittstelle werden diese Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. — Nachschlagen im Gespräch: Exa. Ist die Nachschlage-Funktion für dein Konto aktiv, geht die im laufenden Gespräch entstandene Frage — also auch Gesprochenes der Gegenstelle — als Suchanfrage an diesen Anbieter. Daten: der Text dieser Suchanfrage. — Anmeldung und Kontoverwaltung: WorkOS, Inc., San Francisco (USA). Daten: E-Mail-Adresse, Anmeldekennung, Anmeldezeitpunkte. Bei Vertragsende löschen wir das Nutzerkonto dort. — Zahlungsabwicklung: Stripe; Vertragspartner für Anbieter im EWR ist Stripe Payments Europe, Limited, Dublin (Irland), Konzernmutter Stripe, Inc. (USA). Daten: Zahlungsmittel, E-Mail-Adresse, Rechnungsbeträge, gemeldete Gesprächsminuten. Kartendaten gibst du direkt bei Stripe ein; bei uns liegen nur Kennungen. — Hosting und Datenbank: Render Services, Inc., San Francisco (USA). Anwendung und Datenbank laufen in der Render-Region Frankfurt am Main. Daten: alle in dieser Erklärung genannten gespeicherten Daten sowie die Server-Protokolle. — E-Mail-Versand: Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) für Kündigungsbestätigungen, die Gesprächszusammenfassungen per E-Mail und die Bestätigungs-Mails weiterer Empfänger; Daten: E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Mail. Ersatzweise versenden wir über ein eigenes SMTP-Postfach; die Verbindung ist in beiden Fällen verschlüsselt. [OFFEN: Bestätigung des Betreibers, welcher SMTP-Anbieter für den Ersatzweg gesetzt ist und wo er verarbeitet.] — Die Ermittlung des Landes aus der IP-Adresse findet auf unserem eigenen Server anhand einer dort gespeicherten Datei statt; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt. — Die Anbindung an einen KI-Assistenten, über die der Dienst gesteuert werden kann, beschreibt der folgende Abschnitt. [OFFEN: Bestätigung des Betreibers, dass der Auftragsverarbeitungsvertrag bei jedem genannten Anbieter angenommen ist — bei Telnyx, ElevenLabs, Anthropic, WorkOS, Stripe und Render ist er nach Anbieterangabe Bestandteil der Nutzungsbedingungen und gilt mit Vertragsschluss; bei Brevo, beim SMTP-Anbieter des Ersatzwegs, bei DeepSeek und bei Exa ist die Annahme im jeweiligen Kundenkonto zu prüfen.]
Anbindung an einen KI-AssistentenHermes lässt sich aus einem KI-Assistenten heraus steuern. Die Anbindung stellt der Nutzer selbst her, indem er den Dienst in seinem Assistenten verbindet. Ist sie verbunden, erhält der Betreiber dieses Assistenten: Status und Ergebnis eines Anrufs, die Zusammenfassung, die letzten Zeilen des Wortprotokolls beider Seiten und — wenn die Rückfrage-Funktion für dein Konto aktiv ist — die im laufenden Gespräch gestellte Frage. Audio wird über diese Anbindung nie übertragen; sie überträgt ausschließlich Text und Statusangaben. Welchen Assistenten der Nutzer dafür einsetzt, wählt er selbst aus; die Verarbeitung dort richtet sich nach den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Betreibers und nicht nach dieser Erklärung.
Übermittlung in DrittländerTelnyx, ElevenLabs, Anthropic, WorkOS, Render und die Konzernmutter von Stripe haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Dorthin können gelangen: Rufnummern, Gesprächsaudio während des Anrufs und das Wortprotokoll (Telnyx), das Gesprächsaudio beider Seiten, das daraus erzeugte Wortprotokoll und der Gesprächsauftrag (ElevenLabs), das Wortprotokoll und der Gesprächsauftrag (Anthropic), E-Mail-Adresse und Anmeldekennung (WorkOS), Zahlungs- und Rechnungsdaten (Stripe) sowie — für Betrieb und Support des Hostings — die in Frankfurt gespeicherten Daten (Render). Als Garantie gilt je Anbieter: Telnyx LLC, Eleven Labs Inc., Stripe, Inc. und Render Services, Inc. sind nach eigener Angabe unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für sie greift der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Anthropic und WorkOS führen keine solche Zertifizierung; mit ihnen gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil ihrer Auftragsverarbeitungsverträge sind. Auch die Verträge der zertifizierten Anbieter enthalten die Standardvertragsklauseln als zusätzliche Absicherung. Brevo verarbeitet in der EU; Brevo ist für Übermittlungen an seine US-Tochter zusätzlich unter dem Data Privacy Framework zertifiziert. Telnyx und Render nennen die USA als Hauptverarbeitungsort; der Betrieb unserer Anwendung und der Datenbank selbst findet in Frankfurt statt. Eine Kopie der jeweils geltenden Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage an kontakt@sundartha.com bereit. Hinzu kommen DeepSeek (Wortprotokoll und Gesprächsauftrag), Exa (die im Gespräch entstandene Suchanfrage, sofern die Nachschlage-Funktion für dein Konto aktiv ist) und der Betreiber der Assistenten-Anbindung (Zusammenfassung, Status und die letzten Zeilen des Wortprotokolls). [OFFEN: Drittland-Garantie je Empfänger — Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln — für DeepSeek, Exa und den Betreiber der Assistenten-Anbindung; der Betreiber trägt sie nach.] [OFFEN: Prüfung durch den Betreiber vor Veröffentlichung, dass die genannten Zertifizierungen in der Liste unter dataprivacyframework.gov aktiv geführt werden — die Angaben beruhen auf den Rechtsseiten der Anbieter, Stand August 2026.]
Cookies und lokale SpeicherungDie Website speichert auf deinem Gerät nur, was für den Betrieb nötig ist: deine Sprachwahl (Eintrag „hermes.lang.v2“ im lokalen Speicher des Browsers) und deine Entscheidung zu Cookies („hermes.consent“, mit Zeitpunkt der Entscheidung). Im Kundenbereich kommt ein Sitzungs-Cookie hinzu, das dich nach der Anmeldung angemeldet hält. Diese Speicherung ist für die von dir ausdrücklich gewünschten Funktionen erforderlich und bedarf keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Statistik- oder Marketing-Dienste, die Cookies setzen oder auf dein Gerät zugreifen, setzen wir derzeit nicht ein; sollten wir solche Dienste einführen, laufen sie erst nach deiner Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich der Website ändern oder widerrufen kannst. Der Server protokolliert beim Abruf der Seiten technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Adresse und Browserkennung zur Betriebssicherheit und Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Website selbst bindet keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern ein. [OFFEN: Aufbewahrungsdauer der Server-Protokolle bei Render — der Betreiber muss den für den gebuchten Render-Plan geltenden Wert aus der Render-Dokumentation zur Protokollaufbewahrung eintragen.]
SpeicherdauerDas Wortprotokoll eines Gesprächs wird gelöscht, sobald die Zusammenfassung erstellt ist; erhalten bleiben Zusammenfassung, Aufgaben und Termine. Schlägt die Zusammenfassung fehl, bleibt das Wortprotokoll bis zur nächsten regulären Löschung liegen. Abgeschlossene Anrufe, Benachrichtigungen und erledigte Aufgaben werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht; der Löschlauf startet beim Start der Anwendung und läuft danach regelmäßig. Wörtliche Zitate aus Gesprächen speichern wir nicht. Kontodaten bleiben für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert; endet der Vertrag durch Kündigung, geben wir die Rufnummer frei und löschen das Nutzerkonto beim Anmeldedienst. Bestätigte zusätzliche E-Mail-Empfänger bleiben gespeichert, bis sie sich abmelden oder der Nutzer sie entfernt. Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf. Unabhängig davon speichert der Anbieter der Gesprächs-Plattform das dort geführte Gespräch eigenständig. Die dort eingestellte Aufbewahrung ist am 20. September 2026 gemessen und steht auf unbegrenzt (Wert -1); eine automatische Löschung findet dort derzeit nicht statt. Eine Löschung beim Anbieter ist deshalb ein gesonderter Schritt und nicht durch die oben genannten Fristen unseres Systems abgedeckt.
Deine RechteDu hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen. Eine Auskunft über die zu deinem Konto gespeicherten Daten kannst du im Dienst abrufen; dieser Abruf umfasst deine Anrufe samt Wortprotokollen, die daraus abgeleiteten Aufgaben und die zugehörigen Benachrichtigungen, nicht dagegen Einstellungen, Profil, Prüfangaben zur Identität und Zahlungs-Kennungen. Auf Anfrage löschen wir deine Anrufe samt Wortprotokollen, die daraus abgeleiteten Aufgaben, die zugehörigen Benachrichtigungen und die hinterlegte private Rufnummer. Alles Weitere geschieht heute von Hand und auf gesonderte Anfrage: das Konto beim Anmeldedienst, Einstellungen, Profil, Kalender, Nutzungszahlen und die beim Anbieter der Gesprächs-Plattform gespeicherten Gespräche. Abrechnungsdaten bleiben für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Einen Selbstbedienungs-Weg zur Löschung gibt es im Dienst nicht. Wende dich für Auskunft und Löschung an kontakt@sundartha.com. Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, üblicherweise am Ort deines Wohnsitzes.
Erforderlichkeit der AngabenDie Angaben zu Konto, Rufnummer und Zahlungsmittel sind für die Nutzung des Dienstes erforderlich. Ohne sie kann kein Anschluss bereitgestellt und kein Gespräch geführt werden. Die private Mobilnummer für Zusammenfassungen per SMS ist freiwillig.
Hinweis zu diesem TextDieser Entwurf beschreibt die Verarbeitung so, wie sie im System tatsächlich stattfindet. Er ersetzt keine Rechtsberatung und sollte vor dem Einsatz anwaltlich geprüft werden — insbesondere die Angaben zu Drittlandübermittlung und Auftragsverarbeitung.
Dieser Text beschreibt die tatsächliche Verarbeitung im Dienst, abgeleitet aus der Anbindung der Dienstleister im System (Stand September 2026). Die mit [OFFEN] markierten Angaben — Anschrift der verantwortlichen Stelle, Angabe zum Datenschutzbeauftragten, Bestätigung der abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsverträge einschließlich der neu genannten Anbieter DeepSeek und Exa, Prüfung der genannten Data-Privacy-Framework-Zertifizierungen und die Protokoll-Aufbewahrung beim Hosting-Anbieter — werden nachgetragen, sobald sie vorliegen. Aufbewahrung und Audio-Mitschnitt beim Anbieter der Gesprächs-Plattform sind am 20. September 2026 an der Live-Konfiguration gemessen; die gemessenen Werte stehen in den Abschnitten „Daten aus Anrufen“ und „Speicherdauer“. — Als eigene Seite öffnen
